Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản chính, chữ ký đúng là của người ký, hoặc hợp đồng được ký đúng thủ tục — làm ở bộ phận một cửa của UBND phường Tân Sơn Hòa, và với bản sao, chữ ký thì cả ở tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch — làm ở văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng. Khác biệt cốt lõi: chứng thực hợp đồng chỉ xác nhận thời gian, địa điểm, năng lực và chữ ký; công chứng còn chịu trách nhiệm về nội dung hợp pháp của giao dịch.
Người dân khu sân bay hay cần cả hai: chứng thực bản sao cho hồ sơ xin việc, hồ sơ học, hồ sơ visa; công chứng cho mua bán nhà, uỷ quyền, di chúc. Bài này giúp chọn đúng loại, đúng nơi để khỏi bị trả hồ sơ. Lệ phí và chi tiết thủ tục theo quy định hiện hành; bài không nêu mức phí.
Bốn việc hay nhầm và nơi làm
Bảng dưới đây so sánh những việc người dân hay cần, theo nguyên lý chung của pháp luật về chứng thực và công chứng.
| Việc | Ở bộ phận một cửa phường | Ở tổ chức hành nghề công chứng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Chứng thực bản sao từ bản chính | Có | Có | Mang bản chính để đối chiếu |
| Chứng thực chữ ký (giấy cam đoan, giấy uỷ quyền đơn giản) | Có | Có | Người ký phải có mặt, ký trước người chứng thực |
| Chứng thực hợp đồng, giao dịch | Có, với một số loại theo quy định | Không gọi là chứng thực mà là công chứng | Phường xác nhận chữ ký, năng lực; không bảo đảm nội dung |
| Công chứng hợp đồng, giao dịch | Không | Có | Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp |
Với hợp đồng mua bán, tặng cho nhà đất, pháp luật cho phép công chứng hoặc chứng thực. Nhiều người chọn công chứng vì công chứng viên kiểm kỹ giấy tờ, tra cứu tình trạng tài sản và chịu trách nhiệm về nội dung. Đây là lựa chọn của các bên; nên hỏi kỹ trước khi quyết.
Chứng thực bản sao cho hồ sơ xin việc, đi học
Hồ sơ xin việc ở sân bay, ở các doanh nghiệp hàng không, logistics thường yêu cầu bản sao có chứng thực của căn cước, bằng cấp, giấy khai sinh. Mang bản chính tới bộ phận một cửa của phường hoặc văn phòng công chứng, kèm bản chụp nếu nơi đó yêu cầu tự mang; người chứng thực đối chiếu rồi đóng dấu, ký.
Không chứng thực bản sao từ bản chính khi bản chính bị tẩy xoá, sửa chữa, hư hỏng không còn đọc được, hoặc thuộc loại pháp luật cấm sao. Văn bằng nước ngoài thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự và dịch trước. Giấy tờ đã ép plastic khó đối chiếu dấu, có nơi từ chối; nếu giấy đã ép, hỏi trước.
Ngày nay nhiều nơi tiếp nhận hồ sơ chấp nhận bản sao điện tử có chứng thực, hoặc tự tra dữ liệu trên hệ thống mà không cần bản sao giấy. Trước khi đi chứng thực cả chục bộ, hỏi nơi nhận hồ sơ xem họ thật sự cần bao nhiêu bản giấy. Thông tin trên căn cước gắn chip và ứng dụng định danh nhiều khi đã thay được bản sao giấy.
Chứng thực chữ ký: khi nào cần, làm thế nào
Chứng thực chữ ký dùng cho giấy tờ do chính người đó lập: đơn, giấy cam đoan, giấy xác nhận, giấy uỷ quyền trong một số trường hợp không liên quan tới bất động sản. Người ký phải mang giấy tờ tuỳ thân, ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Người chứng thực chỉ xác nhận chữ ký là của người đó, không xác nhận nội dung giấy tờ đúng hay sai.
Lỗi hay gặp: ký sẵn ở nhà rồi mang tới. Chữ ký đã ký trước thường không được chứng thực vì người chứng thực không chứng kiến. Lỗi thứ hai: giấy uỷ quyền liên quan tới nhà đất, xe cộ mà chỉ chứng thực chữ ký — nhiều trường hợp loại uỷ quyền này cần hình thức hợp đồng uỷ quyền được công chứng hoặc chứng thực hợp đồng. Hỏi nơi sẽ nhận giấy uỷ quyền trước.
Hợp đồng nhà đất: công chứng hay chứng thực
Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở giữa cá nhân với nhau, theo quy định, phải được công chứng hoặc chứng thực. Chứng thực hợp đồng ở phường thường thực hiện với tài sản thuộc địa bàn; phường xác nhận thời gian, địa điểm ký, năng lực hành vi và chữ ký của các bên.
Công chứng tại văn phòng công chứng có lợi thế: công chứng viên kiểm tra kỹ giấy tờ, tra cứu tài sản có đang bị ngăn chặn giao dịch, thế chấp, tranh chấp hay không, soạn hợp đồng đúng mẫu, và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội dung. Văn phòng công chứng nhận việc ở mọi nơi trong thành phố đối với một số loại việc theo quy định về phạm vi; với bất động sản, có giới hạn về địa hạt. Hỏi văn phòng xem họ có nhận việc với nhà đất ở phường Tân Sơn Hòa không.
Dù chọn đâu, đọc kỹ hợp đồng trước khi ký, nhất là phần mô tả tài sản với địa chỉ cũ trên giấy chứng nhận và địa chỉ mới theo đơn vị hành chính hiện hành. Hai địa chỉ phải được đối chiếu rõ ràng.
Giấy uỷ quyền: chọn đúng hình thức
Uỷ quyền nộp và nhận hồ sơ hành chính. Nhiều thủ tục cho người khác nộp thay, nhận kết quả thay bằng giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký. Một số thủ tục không cần uỷ quyền nếu người làm thay là người thân theo quy định.
Uỷ quyền liên quan nhà đất. Uỷ quyền bán, cho thuê, thế chấp nhà đất thường lập dưới dạng hợp đồng uỷ quyền và công chứng. Nội dung phải ghi rõ phạm vi và thời hạn.
Uỷ quyền khi ở nước ngoài. Làm tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại, hoặc lập ở nước ngoài rồi hợp pháp hoá lãnh sự, dịch có chứng thực.
Thời hạn và huỷ uỷ quyền. Ghi thời hạn rõ. Khi muốn chấm dứt sớm, làm thủ tục huỷ đúng hình thức và báo cho các bên liên quan.
Đừng uỷ quyền quá rộng. Uỷ quyền "toàn quyền định đoạt" tài sản là rủi ro lớn. Chỉ uỷ quyền đúng việc cần làm.
Chuẩn bị trước khi đi chứng thực, công chứng
Để một lần là xong:
- Giấy tờ tuỳ thân bản chính còn hạn của mọi người ký.
- Bản chính giấy tờ cần chứng thực bản sao; bản chụp nếu nơi làm yêu cầu tự mang.
- Với hợp đồng nhà đất: giấy chứng nhận bản chính, giấy tờ về tình trạng hôn nhân hoặc thông tin vợ chồng, giấy tờ về thừa kế nếu có.
- Nếu vợ chồng cùng sở hữu, cả hai cùng có mặt hoặc có uỷ quyền hợp lệ.
- Dự thảo hợp đồng nếu các bên tự soạn, để công chứng viên xem trước.
- Thời gian: hợp đồng nhà đất có thể mất cả buổi; đừng hẹn sát giờ đi ca.
- Người cao tuổi, người bệnh không tự đến được: hỏi về việc chứng thực, công chứng ngoài trụ sở theo quy định.
Với người làm ca ở sân bay, nhiều văn phòng công chứng làm việc cả thứ Bảy, một số nhận hẹn ngoài giờ cho việc ký hợp đồng. Hỏi trước để chọn lịch hợp.
Bản sao điện tử và chứng thực trực tuyến
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính đã được triển khai: bạn mang bản chính tới nơi chứng thực, nhận lại bản sao điện tử có chữ ký số, dùng để nộp hồ sơ trực tuyến. Với hồ sơ nộp trên cổng dịch vụ công, bản sao điện tử có chứng thực thường thay được bản giấy.
Kho dữ liệu cá nhân trên Cổng dịch vụ công lưu lại giấy tờ, kết quả đã có, để dùng lại cho lần nộp sau mà không phải chứng thực lại. Tận dụng điều này giúp giảm số lần phải đi chứng thực cùng một giấy tờ.
Không phải nơi nhận hồ sơ nào cũng chấp nhận bản điện tử. Doanh nghiệp tuyển dụng, trường học, đại sứ quán nước ngoài có quy định riêng. Hỏi rõ trước, đừng mặc định.
Bản sao điện tử cũng cần được bảo quản: lưu ở nơi an toàn, không gửi lung tung qua các nhóm chat. Giấy tờ tuỳ thân bị lộ là nguyên liệu cho các trò lừa đảo vay tiền, mở tài khoản giả.
Dịch thuật và giấy tờ tiếng nước ngoài
Người làm hàng không, tiếp viên, nhân viên hãng nước ngoài hay cần giấy tờ hai chiều: giấy tờ Việt Nam dịch ra tiếng Anh để nộp cho đơn vị nước ngoài, và giấy tờ nước ngoài dịch sang tiếng Việt để dùng trong nước. Chứng thực chữ ký người dịch là thủ tục phổ biến: người dịch đủ điều kiện ký bản dịch, cơ quan chứng thực xác nhận chữ ký của họ. Tổ chức hành nghề công chứng cũng công chứng bản dịch.
Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, muốn dùng ở Việt Nam, thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự trước khi dịch và chứng thực, trừ trường hợp được miễn theo điều ước hoặc nguyên tắc có đi có lại. Chiều ngược lại, giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài có thể cần chứng nhận lãnh sự. Hỏi đơn vị sẽ nhận giấy tờ về yêu cầu cụ thể trước khi làm.
Đọc kỹ bản dịch trước khi ký nhận: tên riêng, ngày tháng, số giấy tờ là ba chỗ hay sai nhất. Tên có dấu tiếng Việt khi sang tiếng Anh phải viết thống nhất với hộ chiếu.
Khi bị từ chối chứng thực hoặc công chứng
Người thực hiện chứng thực, công chứng có quyền và nghĩa vụ từ chối trong những trường hợp pháp luật quy định: giấy tờ có dấu hiệu giả, bản chính bị sửa chữa, người yêu cầu không đủ năng lực hành vi, giao dịch có dấu hiệu trái luật, người ký không có mặt. Từ chối như vậy là bảo vệ chính người dân.
Khi bị từ chối, đề nghị nói rõ lý do. Nếu lý do là thiếu giấy tờ, bổ sung rồi quay lại. Nếu bạn cho rằng việc từ chối không đúng, có thể phản ánh, khiếu nại theo quy định — mục này có bài riêng về cách gửi phản ánh, kiến nghị đến phường.
Một trường hợp hay gặp ở khu đông người thuê như quanh sân bay: người yêu cầu chứng thực mang giấy tờ của người khác tới làm hộ, hoặc người ký không mang giấy tờ tuỳ thân bản chính. Chứng thực chữ ký là việc gắn với chính người ký, nên không có cách làm thay; chuẩn bị đúng người, đúng giấy là cách duy nhất.
Câu hỏi thường gặp
Chứng thực bản sao ở phường và ở văn phòng công chứng có giá trị như nhau không?
Bản sao được chứng thực từ bản chính, dù làm ở UBND cấp xã hay ở tổ chức hành nghề công chứng, theo quy định đều có giá trị sử dụng thay bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác.
Bản sao có chứng thực có thời hạn sử dụng không?
Pháp luật về chứng thực không đặt thời hạn chung cho bản sao chứng thực. Tuy vậy, nơi nhận hồ sơ có thể yêu cầu bản sao mới trong một khoảng thời gian gần. Hỏi nơi nhận để chuẩn bị đúng.
Có thể chứng thực bản sao từ bản sao không?
Theo nguyên tắc, chứng thực bản sao được thực hiện từ bản chính. Bản sao có chứng thực không dùng để chứng thực tiếp ra bản sao khác. Nếu bản chính đã mất, xin cấp lại hoặc trích lục từ cơ quan đã cấp.
Mua nhà nên công chứng hay chứng thực hợp đồng?
Cả hai đều được pháp luật cho phép với nhiều loại hợp đồng nhà đất. Công chứng có ưu điểm là công chứng viên kiểm tra nội dung và tình trạng tài sản, chịu trách nhiệm về tính hợp pháp. Cân nhắc giá trị giao dịch và mức an toàn bạn cần.
Ký giấy uỷ quyền ở nhà rồi mang đi chứng thực được không?
Thường không. Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Mang giấy chưa ký và giấy tờ tuỳ thân tới nơi chứng thực rồi ký tại chỗ.