Thuê văn phòng ở phường Tân Sơn Hòa có bốn lựa chọn chính: sàn trong toà nhà văn phòng trên các trục như Hoàng Văn Thụ, Phổ Quang, Trường Sơn; nhà phố cải tạo làm văn phòng; chỗ ngồi trong văn phòng chia sẻ; và văn phòng ảo chỉ để đăng ký trụ sở, nhận thư. Lựa chọn nào hợp phụ thuộc số người, tần suất gặp khách, nhu cầu gần sân bay và ngân sách. Trước khi ký, cần kiểm công năng pháp lý của chỗ thuê, cách tính chi phí, và điều khoản cho phép đăng ký trụ sở.
Bài này không nêu giá thuê thật vì giá thay đổi theo thời điểm và từng toà nhà. Thay vào đó là các yếu tố quyết định chi phí, tiêu chí chọn chỗ, và những điều khoản hợp đồng hay gây tranh chấp, theo kinh nghiệm chung của thị trường văn phòng ở khu Tân Bình cũ.
Vì sao nhiều công ty chọn khu này
Khu Tân Sơn Hòa có hai lợi thế cho doanh nghiệp: gần nhà ga sân bay và gần khu trung tâm cũ. Công ty có nhân viên hay đi công tác, có khách từ tỉnh và nước ngoài bay đến, hoặc làm ăn trong ngành hàng không, du lịch, giao nhận thấy tiết kiệm được nhiều thời gian. Từ văn phòng ra sân bay trong ít phút nếu đường không kẹt, khách đến làm việc rồi bay về trong ngày.
Chi phí thuê ở đây thường mềm hơn lõi trung tâm cũ, trong khi đi vào trung tâm cũng không quá xa. Các trục Hoàng Văn Thụ, Phổ Quang có nhiều toà nhà văn phòng hạng vừa và nhỏ, cùng rất nhiều nhà phố cải tạo, tạo ra nguồn cung đa dạng cho doanh nghiệp nhỏ.
Mặt trái là giao thông giờ cao điểm. Nhân viên ở xa đến làm việc có thể mất nhiều thời gian trên các trục hay kẹt. Khi chọn chỗ, nên xem nhân viên của mình chủ yếu ở hướng nào của thành phố, đi theo trục nào, để không vì gần sân bay mà làm khó cả đội mỗi ngày.
Gần sân bay có thật sự cần không
Không phải doanh nghiệp nào cũng hưởng lợi từ việc ở gần nhà ga. Một công ty phần mềm, kế toán, thương mại điện tử làm việc chủ yếu qua mạng thì lợi ích chính là vị trí gần trung tâm, chứ không phải sân bay. Ngược lại, đại lý vé, công ty du lịch, giao nhận, công ty có chuyên gia bay đến bay đi liên tục thì vị trí này là lợi thế cạnh tranh thật.
Hãy tự hỏi: mỗi tuần, đội ngũ và khách hàng của mình đi sân bay bao nhiêu lần? Nếu câu trả lời là hiếm khi, có thể cân nhắc những khu khác có chi phí thấp hơn hoặc gần nơi ở của nhân viên hơn.
So sánh bốn kiểu văn phòng
Bảng ở mức nguyên lý, giúp chọn hướng trước khi đi xem chỗ cụ thể.
| Kiểu | Hợp với | Ưu điểm | Điểm cần kiểm |
|---|---|---|---|
| Sàn toà nhà văn phòng | Công ty có từ khoảng mười người, hay tiếp khách | Chuyên nghiệp, có quản lý toà nhà, thang máy, bảo vệ | Phí quản lý, giờ làm ngoài giờ, chỗ để xe |
| Nhà phố làm văn phòng | Công ty nhỏ cần nhiều phòng, có kho nhỏ | Linh hoạt bố trí, có thể treo biển riêng | Phòng cháy, công năng, tiếng ồn máy bay, chỗ để xe trong hẻm |
| Văn phòng chia sẻ | Nhóm nhỏ, người làm tự do, công ty mới | Không cần đầu tư nội thất, hợp đồng ngắn | Riêng tư, phòng họp, quy định đăng ký trụ sở |
| Văn phòng ảo | Doanh nghiệp làm việc từ xa, chỉ cần địa chỉ | Chi phí thấp nhất | Có được dùng làm trụ sở hợp lệ, xử lý thư từ, xác minh thuế |
Nhiều doanh nghiệp đi theo lộ trình: bắt đầu ở văn phòng chia sẻ hay văn phòng ảo, khi đội đủ đông thì chuyển ra nhà phố hay sàn toà nhà. Mỗi lần chuyển trụ sở là một lần thay đổi đăng ký và cập nhật giấy tờ, nên đừng chuyển quá thường xuyên.
Tiêu chí chọn chỗ thuê
Công năng pháp lý. Chỗ thuê có được dùng làm văn phòng, đăng ký trụ sở doanh nghiệp không. Căn hộ chung cư để ở thường không được. Hỏi chủ nhà giấy tờ chứng minh quyền cho thuê.
Phòng cháy chữa cháy. Toà nhà có hệ thống báo cháy, chữa cháy, lối thoát hiểm; nhà phố có bình chữa cháy, lối thoát thứ hai. Nhà phố nhiều tầng cải tạo làm văn phòng là kiểu cần kiểm kỹ nhất.
Chỗ để xe. Ở khu này, chỗ để xe máy cho nhân viên và khách là vấn đề lớn. Hỏi số chỗ, phí gửi, giờ đóng cửa nhà xe.
Tiếng ồn. Văn phòng gần đường bay hoặc mặt đường lớn có thể ồn khi họp, gọi điện. Đến xem vào giờ làm việc, mở cửa sổ và đóng cửa sổ để cảm nhận.
Internet và điện. Hỏi nhà cung cấp mạng trong toà nhà, có dự phòng không; nguồn điện có máy phát dự phòng không nếu công việc không được gián đoạn.
Giờ ra vào. Doanh nghiệp làm theo giờ bay có thể cần vào văn phòng từ rất sớm hay rất khuya. Toà nhà có cho ra vào ngoài giờ không, có tính thêm phí không.
Đi xem chỗ: danh sách kiểm nhanh
Khi đi xem văn phòng, mang theo một danh sách để không quên: đo diện tích thật, xem ổ cắm và vị trí bảng điện, thử sóng điện thoại trong phòng, mở thử vòi nước nhà vệ sinh, xem cửa sổ có mở được không, hỏi giờ làm việc của toà nhà, chỗ để xe của khách. Chụp ảnh hiện trạng các vết nứt, ố, hỏng hóc để ghi vào biên bản bàn giao.
Hỏi chuyện với người đang thuê trong toà nhà nếu có thể: quản lý toà nhà phản hồi sự cố nhanh không, mùa mưa có dột không, thang máy có hay hỏng không. Những thông tin này không có trong tờ quảng cáo nhưng ảnh hưởng hằng ngày đến công việc.
Chi phí thuê gồm những gì
Giá thuê chào trên quảng cáo thường chỉ là một phần. Chi phí thật của một văn phòng gồm tiền thuê theo diện tích, phí quản lý, thuế giá trị gia tăng nếu có, điện cho khu vực riêng và có thể cả máy lạnh trung tâm ngoài giờ, phí gửi xe, internet, vệ sinh, cộng thêm chi phí sửa sang, nội thất ban đầu. Khi so sánh hai chỗ, cộng đủ các khoản này theo tháng, đừng chỉ so giá thuê trên mỗi mét vuông.
Để dễ hình dung, lấy một ví dụ giả định: chỗ A chào giá thuê thấp hơn chỗ B, nhưng tính phí quản lý riêng, điện máy lạnh ngoài giờ riêng, gửi xe riêng, và cần làm lại vách ngăn. Cộng lại theo năm, chỗ A có thể không rẻ hơn chỗ B đã bao gồm phí quản lý và có sẵn nội thất. Đây chỉ là ví dụ giả định để minh hoạ cách so sánh.
Diện tích cũng có hai cách tính: diện tích thông thuỷ dùng được và diện tích tính tiền có bao gồm phần chung. Hỏi rõ cách tính, đo lại thực tế nếu cần.
Bố trí văn phòng trong nhà ống
Nhà phố ở khu này thường hẹp ngang, sâu, nhiều tầng. Bố trí văn phòng hợp lý thường là tầng trệt làm lễ tân, kho nhỏ hoặc chỗ để xe; các tầng trên làm phòng làm việc, phòng họp; sân thượng có thể làm khu nghỉ. Cầu thang hẹp là lối thoát hiểm chính, không được chất đồ. Nếu có nhiều người làm việc, tính đến hệ thống điện đủ tải cho máy lạnh và máy tính, nhờ thợ điện kiểm trước khi dọn vào.
Những điều khoản hợp đồng hay gây tranh chấp
Tiền cọc và điều kiện hoàn cọc. Ghi rõ số tháng cọc, khi nào hoàn, những trường hợp bị trừ cọc, thời hạn hoàn sau khi trả mặt bằng.
Thời hạn và gia hạn. Thời hạn thuê, quyền ưu tiên gia hạn, mức điều chỉnh giá khi gia hạn hoặc cách xác định mức điều chỉnh.
Chấm dứt trước hạn. Mỗi bên được chấm dứt trong trường hợp nào, báo trước bao lâu, bồi thường thế nào.
Sửa chữa và hoàn trả. Ai sửa gì, khi trả mặt bằng có phải tháo dỡ vách ngăn, trả về hiện trạng ban đầu không.
Đăng ký trụ sở. Điều khoản cho phép bên thuê dùng địa chỉ làm trụ sở doanh nghiệp và cam kết phối hợp khi cơ quan thuế xác minh.
Địa chỉ ghi trong hợp đồng. Ghi theo tên phường Tân Sơn Hòa; nếu giấy tờ nhà còn ghi địa chỉ cũ, có thể ghi kèm để đối chiếu.
Chuyển văn phòng và thay đổi trụ sở
Khi chuyển văn phòng sang địa chỉ khác, doanh nghiệp phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh, và nếu chuyển sang địa bàn do cơ quan thuế khác quản lý thì còn thủ tục thuế liên quan. Tính thời gian làm thủ tục vào kế hoạch chuyển, cập nhật hoá đơn, hợp đồng, biển hiệu như khi đổi địa chỉ do sáp nhập.
Thoả thuận với chủ nhà cũ về thời điểm trả mặt bằng, hoàn cọc, và việc nhận giúp thư từ trong thời gian chuyển tiếp. Thư của cơ quan nhà nước gửi về địa chỉ cũ mà không ai nhận có thể gây hậu quả không đáng có.
Văn phòng ảo: dùng cho đúng
Văn phòng ảo là dịch vụ cho thuê địa chỉ để đăng ký trụ sở, kèm nhận thư, nghe điện thoại, đôi khi có chỗ ngồi theo giờ. Nhiều doanh nghiệp nhỏ, làm việc từ xa chọn cách này để có địa chỉ ở khu gần sân bay mà không tốn chi phí văn phòng thật. Việc dùng văn phòng ảo làm trụ sở được chấp nhận ở mức nào phụ thuộc quy định hiện hành và cách cơ quan thuế xác minh.
Rủi ro hay gặp là cơ quan thuế đến xác minh mà không gặp được người của doanh nghiệp, hoặc thư từ quan trọng không được chuyển kịp. Hậu quả có thể là doanh nghiệp bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, ảnh hưởng đến hoá đơn và uy tín. Khi chọn văn phòng ảo, hỏi rõ quy trình nhận và báo thư, quy trình phối hợp khi có đoàn xác minh, và có hợp đồng ghi nhận rõ trách nhiệm.
Với ngành nghề có điều kiện về địa điểm như lưu trú, vận tải, ăn uống, văn phòng ảo không thay được nơi kinh doanh thật.
Câu hỏi thường gặp
Thuê văn phòng ở Tân Sơn Hòa có đắt không?
Thường mềm hơn lõi trung tâm cũ nhưng cao hơn vùng ven. Chi phí thật gồm tiền thuê, phí quản lý, điện, gửi xe, internet và sửa sang ban đầu; so sánh các chỗ bằng tổng chi phí theo tháng thay vì giá thuê trên quảng cáo.
Có nên thuê nhà phố trong hẻm làm văn phòng không?
Hợp với công ty nhỏ cần nhiều phòng, ít tiếp khách. Kiểm kỹ phòng cháy, lối thoát, chỗ để xe, khả năng xe giao hàng vào hẻm, và điều khoản cho phép đăng ký trụ sở trong hợp đồng.
Văn phòng ảo có được dùng làm trụ sở công ty không?
Nhiều doanh nghiệp đang dùng, nhưng mức chấp nhận phụ thuộc quy định hiện hành và việc xác minh thực tế. Chọn đơn vị cung cấp có quy trình nhận thư và phối hợp xác minh rõ ràng, có hợp đồng ghi trách nhiệm.
Ký hợp đồng thuê văn phòng cần kiểm giấy tờ gì?
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê của bên cho thuê, công năng của mặt bằng, hồ sơ phòng cháy của toà nhà nếu có. Với bên cho thuê là doanh nghiệp, tra mã số thuế và tình trạng hoạt động.
Văn phòng gần sân bay có ồn khi làm việc không?
Tuỳ vị trí so với đường bay và mặt đường, và chất lượng cửa kính. Đến xem vào giờ làm việc, thử họp ngắn, gọi điện trong phòng để cảm nhận. Toà nhà kính dày, cách âm tốt giảm đáng kể tiếng ồn.